知识管理应用方案

2009-09-16 10:13:36

通达OA知道管理解决方案主要包括个人文件管理、企业文件管理(企业文件管理包括公共文件管理、网络硬盘、企业图片管理)、OA知道系统、内部讨论区等。

 

1 个人文件柜

个人文件柜位于我的办公桌下,用于存放自己的文件。用户先建立自己的文件夹,然后在文件夹里增加文件。个人文件柜具有对文本和Word文档全文检索、文件和文件夹移动等功能。

人文件夹中,对于有些文件夹,可以设置成为共享文件夹。设置共享文件夹的方法是,选定一个文件夹,点击右下角的“共享此文件夹”选项,在共享范围中,点击添加按钮就可以添加可以共享的人员名单。修改权限的备选人员是共享范围内的人员,即具备修改权限的备选人员首先必须是共享范围内的人员。

 

2 公共文件柜

公共文件柜是系统中文件存储和共享的重要模块之一,“公共文件柜设置”主要功能是公共文件夹的新建、编辑、删除、权限设置。

管理员可以指定文件夹的“访问权限”、“管理权限”、“新建权限”、“下载/打印权限”和“所有者”权限,设置都在权限设置中进行。

一般如果该文件夹有下级文件夹,下级文件夹默认继承上级文件夹的权限设置,也可以单独进行设置。

所有的权限都是可以按照部门、角色和人员的范围进行选择,其中“访问权限”指的是能在“公共文件柜”中看到该文件夹的人员范围。“管理权限”是在可访问范围内,具备文件“编辑”、“删除”权限以及增加子文件夹的人员范围。“新建权限”,是可访问的人员中具备新建和上传新文件和新建子文件夹的权限。“下载/打印权限”设置的是可访问人员中具备下载文件附件和打印文件的人员范围。“所有者”设置的是该文件夹的所有者,即可以在“信息交流/公共文件柜”该文件夹目录中设定该文件夹的访问权限、管理权限和新建权限。

公共文件柜中每个文件夹都有不同的权限,这样的权限可能会比较复杂,在公共文件柜的管理中,有“权限报表”功能,该功能可以将某个文件夹的权限以报表方式罗列,可以按照文件夹或者按照用户的方式来显示。

 公共文件柜位于主菜单信息交流下,用于管理一定范围内的用户的共享文档。开放范围可以设为对某部门或指定人员开放,也可以设置为对全体开放。

具备某文件夹访问权限的用户,在公共文件柜中可以看到文件夹以及其中的文件,每个文件都有签阅和未签阅两种状态(文件名称前有图标显示未签阅文件),打开文件阅读时间超过5秒即认为已签阅,或者手动在文件夹操作中确认签阅,如图鼠标所指:

建立文件时,需输入或粘贴文档内容,可以通过附件的形式将一些已经编辑好的文件加入到新建文件中,如Word文件。文件柜具有对文本和Word文档全文检索、文件和文件夹移动等功能。

查看文件时,文件的创建人和修改记录皆可看到,并显示插入的图片等内容。

 

3 网络硬盘

网络硬盘是将OA服务器上某一个已经存在的文件夹开放并允许用户通过IE进行共享访问,是一种重要的文件共享方式。在“网络硬盘设置”中可以设置网络硬盘的共享目录和管理权限,网络硬盘的目录所对应的目录路径,是OA服务器上真实存在的文件夹路径。在新建“共享目录时”,需要设定排序号、共享目录名称和路径、共享目录的开放范围(全体、指定部门和指定人员)以及该目录所允许的最大容量。

新建的目录还需进行具体的权限设置,包括管理权限、上传权限和下载权限。权限所代表的意义与公共文件柜中的一致。由于新建网络硬盘时已经设定开放的范围,所以不需要再单独设置访问权限。

网络硬盘是存储文件的重要功能之一,类似于文件柜,又区别于文件柜。网络硬盘的存储是将OA服务器上的某个物理存在的文件夹,设置为网络硬盘,换言之,是将文件存储与服务器上特定文件夹中,并通过授权的方式在网页中进行访问和管理。

网络硬盘的设置见“系统管理/交流设置/网络硬盘设置”,使用中,用户权限也分为:“访问权限”、“新建权限”、“下载打印权限”和“管理权限”四种。访问时,文件夹内的文件以列表方式显示,但是文件夹都在左边的文件夹列表中显示。

注意:网络硬盘中所有操作直接针对服务器中真实文件夹,请慎重分配权限!

 

4 图片浏览设置

设置的方法与网络硬盘一致,但是图片浏览的所有目录,在建立时就指定了开放范围,只需维护“上传权限”和“管理权限”即可。

图片浏览也是系统中实现文件共享的重要模块之一,但该模块主要实现对图片文件的管理和预览,并可设定相关的“开放范围”、“上传权限”和“管理权限”。图片浏览的设置见系统管理-〉交流设置-〉图片管理设置

在打开图片浏览时,会将该文件夹下面的所有图片以缩略图的方式显示,用户可以按名称等类型进行排序调整,并可以上传和删除管理图片。

5 讨论区

讨论区位于主菜单信息交流下。

讨论区的主题是由管理员设置的,设置方法详见系统管理下的讨论区设置。进入讨论区,首先显示讨论区列表:

讨论区可以是对全体员工开放,也可以是仅对某个部门开放。选择一个讨论区主题进入该讨论区。当有回复时,发帖人不能再删除帖子。管理员和版主可以看到匿名贴子的真实姓名。当用户以真实姓名发帖或回复发短消息,匿名时不发短信息提醒。

用户可通过点击右上角的其它讨论区返回讨论区列表。

内部讨论区设置包括讨论区的新建、编辑和删除。

新建讨论区可以指定开放的范围、是否允许匿名和设定版主,版主具有对该讨论区的内容和帖子进行管理的权限。

 

6 OA知道

讨论区位于主菜单信息交流,采用问答的方式,不仅是对知识点的积累,而且引入智能分词的概念,形成一套小型搜索引擎,对知识的检索非常方便.同时新颖的模式激发用户使用的积极性.

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